【コラム】質で差がつく ― お客様に信頼される報告書とは
お客様は「報告書の質」で業者を選定している
忙しい日々の中で、報告書作成が“こなす業務”になっていませんか？
報告書は、ただ作業の結果を伝えるためのものではなく、その品質はサービスの品質そのものを表すと言われています。
「指摘箇所が具体的にどこなのか分からない」
「写真がたくさん貼られているが、どれが重要なのかよく分からない」
「専門用語ばかりで理解できない」
「報告が遅くて不安になる」
そのような報告は、意図せずお客様の信頼を損なっているかもしれません。一方で、わかりやすく、丁寧で、タイミングのよい報告はお客様に安心を与え、「またお願いしたい」「他の人にも紹介したい」と思ってもらえるきっかけになります。
つまり、報告書はお客様と信頼関係を築くためのもっとも身近な接点なのです。
信頼を生む報告書のポイント
信頼される報告は、ただ”写真をつける”、“記録を残す”ことを目的にしていません。
お客様が理解し納得できるような、丁寧な伝え方と配慮のある工夫が詰まっています。
例えば、
・写真や図面を見ただけで状況が直感的に分かる
・説明には素人でも理解できる表現が使われている
・単純な状況報告だけでなく、今後の対応や改善の提案が含まれている
・報告までのスピードが早く、対応の確かさを印象づけている
といった工夫の積み重ねが、「報告」の枠を超えて、信頼そのものとして評価されていくのです。
単純作業に追われて、報告書の質に手が回らない？
しかし、報告の質が大事だと分かっていても、実際の現場では思うようにその作業に時間を割けないこともあります。
1枚ずつ写真をExcelに貼り付け、現場で記録した内容から説明文を転記し、図面と照らし合わせて位置を説明する。それらの単純作業だけで数時間がかかり、肝心の「質」に関わるような表現や工夫を施す時間がなくなってしまい、その状態のまま提出することも少なくありません。
ですが、お客様が求めているのは、大事な意思決定やアクションのための判断材料です。プロの“見解”や“判断”を頼りに改修内容を検討したり、取引を決定したりするため、その品質に対する期待値は高いものになっています。そのため、報告書の明瞭性や充実さが顧客の満足度に直結し、サービスの競争優位性へとつながるのです。
だからこそ、「単純作業」や「こなす報告」で終えるのではなく、お客様にとって「価値ある報告」を提供できる運用が求められます。
報告書の質に向き合う方法とは
お客様に信頼される質の高い報告を実現するには、まず、単純作業に追われない環境を整える必要があります。
そこで役立つのが、アプリやクラウドなどのDXツールです。DXツールを上手に現場に取り入れることで、これまで仕方ないと割り切っていた単純作業も簡単に効率化できる時代になりました。
例えば、写真報告アプリ「smart tag camera（スマートタグカメラ）」は、現場で撮影した写真をAIタグ付けで簡単に整理し、図面上での撮影位置の表示、さらに写真台帳や報告書まで自動で作成できます。これにより、写真整理や報告書への転記、位置図の作成といった作業を省力化し、お客様への対応、所見の作成、修繕提案の検討といった“本質的な部分”に集中できるようになります。
つまり、写真報告アプリをはじめとするDXツールは、作業効率を高めるためのツールであると同時に、現場のプロフェッショナリズムと顧客からの信頼を支える基盤でもあるのです。そして、既にその基盤を整えた企業は、満足度の高い調査・点検サービスを提供し、競合他社との差別化を実現されています。
まずは、写真報告アプリについて確認してみよう！
上述の通り、「報告書の質」を見直すことは、お客様との信頼関係を深める第一歩です。
そして、品質や信頼で選ばれる現場づくりには、報告の仕組みからの見直しが欠かせません。
写真報告アプリ「smart tag camera（スマートタグカメラ）」は、報告書作成における単純作業の負担を解消する手助けをします。
その仕組みと効果をわかりやすくまとめた資料をご用意しておりますので、気になる方は、ぜひ資料請求してみてください。