「アナログ運用だが、これが一番慣れている…」
報告書作成や写真整理、現場の記録が完全に手作業でも、これまでの業務はなんとか回っていました。

ただし、アナログ運用の中には、小さなトラブルと大きなリスクが潜んでいます。
今回は、それについて具体的なケースを踏まえてご紹介します！

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トラブル1. 報告ミスが起きやすく、後から発見しづらい

点検や作業報告を手書きで行っている場合、よくあるのが報告書への記載ミス。
表計算ソフトで報告書をまとめる際、そのボリュームが多くなればなるほど「誤った記載」「内容の不一致」「編集途中のデータの残り」などが頻発します。

さらに問題なのは、ミスに気づけるのが“ずっと後”になりやすいことです。
顧客からの問い合わせや、社内チェックでようやく気づいたときには、大きな手戻りや品質を損なうケースもあります…。

トラブル2：写真の撮影位置がわからない

Aさんのチームでは、撮影した写真台帳をもとに報告していました。
ところがある日、「この写真、どこを撮ったものですか？」とクライアントから確認が入り、撮影位置を特定できず説明に苦慮。
結果、やり直しで余計なコストが発生してしまいました。

トラブル3：「そのやり方、他の人じゃできません」

Bさんは報告書作成を一手に引き受けていましたが、体調を崩して1週間休むことに。
代わりのスタッフが報告を引き継ごうとしたものの、フォーマットや提出ルールが頭の中にしかなく、何も進まない…。
「属人化」のリスクが、想像以上に業務を止めてしまう例です。

“小さなトラブル”は、積み重なれば「大損失」に

ご自身の現場でも、似たようなお悩みはありませんか？
これらのトラブルは、1つ1つは小さなことでも、積み重なれば大きなロスや損失につながるリスクをはらんでいます。
しかも、その多くは対応を後回しにされた結果、ある日突然表面化します。

自分は大丈夫だろうか？　→　まずは診断がおすすめ！

ご自身の現場でも、似たようなお悩みはありませんか？
少しでも思い当たる方は、以下の「リスクを可視化するチェック項目」をご確認ください。

• ✅　写真や報告書の保存場所がバラバラで、探すのに時間がかかることがある
• ✅　スマホで撮った現場写真を後から手作業で仕分けしている
• ✅　作業報告はExcelテンプレートをコピーして都度作成している
• ✅　紙のメモや手書き記録に頼っていて、後から読めない／紛失することがある
• ✅　写真と図面の照合に手間がかかる
• ✅　納品後に「写真が不足している」「場所が不明」といった指摘を受けたことがある
• ✅　報告内容のミスに気づくのは、いつも提出後・指摘を受けた後である
• ✅　報告業務に追われて、本来やりたい仕事の時間が圧迫されていると感じる
• ✅　いざという時に代わりの人に業務を頼めるようなマニュアル・仕組みがない
• ✅　現場の作業を終えた後、報告書をまとめるのが「正直面倒」だと感じている

5項目以上当てはまった方は、現場に見えない課題が潜んでいる可能性があります。一度、状況を一緒に整理してみませんか？